Welche Dokumente darf man nicht Scannen?

Zuletzt aktualisiert am 4. Oktober 2024

Welche Dokumente dürfen nicht gescannt werden?

Welche Dokumente dürfen nicht digital aufbewahrt werden?

Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bis zu 10 Jahre

Fast alle Dokumente können in digitaler Form aufbewahrt werden. Die digitale Aufbewahrung von Eröffnungsbilanzen, Konzernabschlüssen und Jahresabschlüssen ist aber ausgeschlossen. Diese Akten müssen Sie als Originale aufbewahren.

Was ist beim Scannen von Dokumenten zu beachten?

Ein Schrift-Dokument sollten Sie grundsätzlich in Schwarz-Weiß einscannen. Stellen Sie deswegen bei Ihren Optionen „Schwarz/Weiß“ (1 Bit) ein, damit unnötige Farbinformationen wegfallen. Dadurch reduziert sich auch der Speicherbedarf der Datei. Bei Bildern können Sie Graustufen oder Farbe wählen.

Kann ich alle Dokumente digitalisieren?

Digitalisiert werden können prinzipiell alle Papierdokumente: Kaufbelege, Verträge, Rechnungen, Jahresabschlüsse, Personalakten und mehr. Diese digitalisierten Dokumente werden dann auf dem Unternehmensserver oder in der Cloud gespeichert. Mit dem Scannen und Speichern ist es jedoch nicht getan.

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Welche Dokumente dürfen nicht digitalisiert werden?

Was darf man Digitalisieren?

Was sollte beim Einscannen von Belegen beachtet werden?

Die Regelungen folgen den vier Grundsätzen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Das bedeutet in der Praxis: Alle digitalen Belege müssen lesbar sein. Sie dürfen nicht verschlüsselt oder in einem unzugänglichen Format gespeichert werden.

In welchem Format Dokumente Scannen?

Für einen Scan, unwichtig ob Schwarz-Weiß oder Color, gibt es zwei Formate, welche sich am besten eigenen: JPEG oder TIFF. Der große Vorteil bei TIFF ist, dass die Datei deutlich verkleinert wird, aber die Qualität nicht abnimmt. Bei JPEG ist es ein wenig anders.

Welche Datei beim Scannen?

In welchen Dateiformaten können gescannte Dokumente gespeichert werden? Multifunktionsdrucker mit Scanfunktion ermöglichen das Speichern der gescannten Dokumente in unterschiedlichen Bildformaten. Üblich sind die Formate JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP und RAW.

Können gescannte Belege vernichtet werden?

Werden Papierbelege eingescannt, dürfen sie künftig vernichtet werden, wenn die geforderte Organisationsanweisung des Scanvorgangs an sich existiert und außersteuerliche oder steuerliche Vorschriften dem nicht im Wege stehen.

Sind gescannte Rechnungen gültig?

Ist eine eingescannte Rechnung gültig? Die Aufbewahrung von digitalen Rechnungen bzw. digitalen Belegen gilt in Deutschland dann als gültig, wenn sie den Anforderungen der GoBD entspricht: Die digitale Rechnung muss lesbar sein.

Sind eingescannte Kassenbons gültig?

Handybilder, Scans oder Kopien werden vor Gericht noch nicht akzeptiert. Dazu die Stiftung Warentest: "Scans oder Fotokopien haben nicht den gleichen Beweiswert wie das Original. In einem Zivilprozess wird der Beweis durch eine Urkunde angetreten, Scans und Fotokopien sind aber nicht als Urkunden anerkannt."

Welche Dokumente dürfen nicht kopiert werden?

Werke mit Copyright-Vermerk dürfen nicht kopiert werden. Teile von Dokumenten mit Copyright können unter Umständen für die private Verwendung kopiert werden. Mehrfachkopien weisen auf eine nicht private Nutzung hin. Kunstwerke werden wie urheberrechtlich geschützte Werke behandelt.

Was darf nicht digital archiviert werden?

Für digitale Belege gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für physische Belege (Papierbelege). Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Belege auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!

Welche Dokumente sollte man kopieren?

Ist es besser, Dokumente als JPEG oder PDF zu scannen?

Was hat eine bessere Qualität – JPEG oder PDF? PDFs haben oft eine höhere Qualität als JPEGs . Das liegt daran, dass JPEGs Bilder komprimieren, was zu einem Qualitätsverlust führt, den Sie nicht wiederherstellen können. Als PDF gespeicherte Bilder sind von sehr hoher Qualität und sogar anpassbar, was sie zum bevorzugten Dateiformat für Drucker macht.

Welchen Dateityp sollte ich für ein Dokument scannen?

PDF-Dateien sind eines der gängigsten Dateiformate für gescannte Dokumente (und praktisch jede Art elektronischer Dokumente). Adobe hat das Format so konzipiert, dass Metadaten, also beschreibende Informationen über die Datei, von jeder Anwendung erfasst werden können.

Welche Dokumente einscannen?

Jahresabschlüsse, Urkunden und Notarverträge, Unterlagen mit Original-Unterschriften oder Dokumente mit Wasserzeichen sind Dokumente, die du nicht ausschließlich digitalisieren solltest.

Was muss ich beim Scannen beachten?

Warum Dokumente Scannen?

Platz- und kostensparende Verwaltung, schneller Zugriff, einfaches Verteilen, Versenden und Weiterleiten sind nur einige der Gründe Papierdokumente zu scannen. In Verbindung mit elektronischer Dokumentenverwaltung und Archivierung lassen sich elektronische Daten leicht und bequem suchen, verwalten und versenden.

Welche Voraussetzungen müssen beim Scannen erfüllt sein?

Stellen Sie sicher, dass die Originaldokumente sauber und frei von Staub und Schmutz sind. Entfernen Sie alle Heft- und Büroklammern. Stellen Sie sicher, dass die Originaldokumente gerade und flach liegen, bevor Sie sie scannen . Achten Sie beim Vorbereiten von Dokumenten zum Scannen darauf, das Papier nicht zu beschädigen oder die Informationen auf dem Originaldokument zu verdecken.

Was darf nicht ersetzend gescannt werden?

Achtung! Nicht alle Dokumente dürfen nach dem Scannen auch vernichtet werden. Zum Beispiel gilt für Jahresabschlüsse, notariell beurkundete Dokumente oder Zollanmeldungen, dass diese im Original aufbewahrt werden müssen.

Wie Digitalisiere ich am besten meine Unterlagen?

Wenn du nur vereinzelt Dokumente digitalisieren möchtest, empfiehlt sich eine Smartphone App wie Adobe Scan. Mit Adobe Scan digitalisierst du nicht nur deine Unterlagen, sondern du wandelst sie gleichzeitig in editierbare PDF-Dateien um.

Welche Dokumente müssen digitalisiert werden?