Zuletzt aktualisiert am 9. August 2024
Digitale Langzeitarchivierung (DLZA) Die Materialien, die im Archiv der sozialen Demokratie bewahrt werden, liegen in zunehmendem Maß in digitaler Form vor. Es handelt sich bei den Objekten sowohl um digital borns, wie auch um Digitalisate.
Warum Langzeitarchivierung?
Sicherheit: Langzeitarchive schützen die archivierten Daten vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff. Sie umfassen Sicherheitsmaßnahmen wie redundante Speicherung, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen.
Was ist ein digitales Archivierungssystem?
Die digitale oder elektronische Archivierung ist die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten und digitalen Datenträger. Dieser Prozess wird elektronische Speicherung genannt.
Welche Speichermedien speichern dauerhaft?
- Optische Speichermedien wie DVD oder Blu-ray.
- (Externe) Festplatten.
- Flash-Speicher, wie ein USB-Stick.
- Clouddienste.
Was darf nicht digital archiviert werden?
Für digitale Belege gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für physische Belege (Papierbelege). Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Belege auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!
ZB MED erklärt: Digitale Langzeitarchivierung
Ist digitale Archivierung Pflicht?
Ausnahmslos alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler müssen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen revisionssicher, also in digitalen Archivsystemen, archivieren.
Wie lange halten Daten auf einer Festplatte?
Lebensdauer von Speichermedien
Je nach Datenträger unterscheidet sich die Haltbarkeitsdauer allerdings erheblich. Während die Daten auf Festplatten nach ca. 5 bis 10 Jahre verfallen, bleiben Daten auf professionell gepressten DVDs und BDs bis zu 90 Jahre lesbar.
Warum ist es sinnvoll ein Backup anzulegen?
Ein Backup rettet den aktuellen Arbeitsstand und ermöglicht eine schnelle Wiederaufnahme der Tätigkeit. Ohne eine separate Datenspeicherung sind wichtige Dokumente ersatzlos und für immer verloren. Ein Backup ist also nicht nur eine einfache Datensicherung, sondern auch Datenrettung.
Warum ist Datensicherung notwendig?
Schutz vor Datenverlust:
Datenverlust kann aus verschiedenen Gründen auftreten, wie Hardwarefehlern, Softwareproblemen, Virenbefall, menschlichem Versagen oder sogar Naturkatastrophen. Ein regelmäßiges Backup stellt sicher, dass wichtige Daten nicht unwiederbringlich verloren gehen.
Welche Dokumente dürfen nicht digitalisiert werden?
- Eröffnungsbilanz.
- Jahresabschlüsse.
- Zollanmeldungen.
- Notarverträge und Urkunden.
- Unterlagen mit Original-Unterschriften.
- Dokumente mit Wasserzeichen.
Können Rechnungen digital aufbewahrt werden?
Wenn du deine Rechnungen digital archivieren möchtest, stehen dir zwei Möglichkeiten offen: du kannst deine Rechnungen und Belege entweder über einen Server vor Ort oder in der Cloud speichern. Dabei hat die Speicherung in der Cloud einige Vorteile gegenüber einer Inhouse-Lösung.
Was darf nicht archiviert werden?
E-Mails, die weder als Buchungsbeleg noch als Handelsbrief gelten, müssen Sie nicht archivieren. Das gilt etwa für Newsletter oder Spam-Mails, die in Ihrem betrieblichen E-Mail-Postfach eintrudeln.
Was ist das Ziel digitaler Archivierung?
Unter einem digitalen Archiv (auch Datenarchiv) versteht man in der Regel ein Informationssystem, dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale Ressourcen aufzubewahren und einer definierten Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen.
Ist E Mail Archivierung Pflicht?
4 und § 147 AO regeln, dass alle als Handels- oder Geschäftsbrief geltenden E-Mails 6 Jahre aufbewahrt werden müssen. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht hingegen gelten für Nachrichteninhalte wie Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und sonstige Organisationsunterlagen.
Was versteht man unter digitaler Archivierung der Eingangspost?
Der digitale Posteingang bündelt, strukturiert und digitalisiert den Strom physischer Dokumente. Damit werden die Dokumente vorbereitet – entweder für die Weiterleitung an die persönlichen Empfänger oder direkt für anschließende Prozesse.
Wie lange muss man Kontoauszüge von Verstorbenen aufheben?
Kontoauszüge und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB)
Insofern sollte man Kontoauszüge von Verstorbenen mindestens 3 Jahre aufbewahren, um eventuell daraus resultierende zivilrechtliche Ansprüche nachvollziehen zu können.
Welche Unterlagen 2024 vernichten?
- Jahresabschlüsse.
- Buchungsbelege wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine.
- Kontoauszüge.
- Jahresbilanzen.
- Inventare.
- Kassenberichte.
- Kredit- und Steuerunterlagen.
Wo speichert man am besten Fotos und Videos?
Der beste Cloud-Speicher für Fotos ist iCloud, gefolgt von Dropbox, Google Drive und OneDrive.
Welcher Speicher speichert nicht dauerhaft?
Nichtflüchtige Speicher sind heutzutage fast ausschließlich Sekundärspeicher – wie SSDs (und ähnliche, ältere Halbleiterspeicher wie EPROM und Flash-Speicher), aber auch magnetische, wie Festplatten und (nur noch sehr selten im Einsatz) Disketten, sowie optische, wie CDs und DVDs.
Wo speichert man am besten seine Daten?
Das richtige Speichermedium für die Datensicherung wählen
Als Speichermedium für ein Backup kannst Du externe Festplatten, DVDs, CDs oder USB-Sticks verwenden. Egal, welches Medium Du bevorzugst, achte auf Qualität. Bei der Datensicherung solltest du nicht sparen, sondern bewährte Markenprodukte wählen.